De uitgangssituatie: 200 medewerkers en meerdere geledingen
Het Grafisch Lyceum Rotterdam hield een online verkiezing voor ongeveer 200 medewerkers, met verkiezingen in meerdere geledingen.
Zo’n verkiezing regelt een kiescommissie niet alleen. HR, communicatie en ICT moesten op elkaar aansluiten, en dat vraagt om een planning die iedereen kent.
Drie lessen van de kiescommissie
Terugkijkend noemt de kiescommissie drie dingen die rust gaven.
Begin vroeg
Wie op tijd begint, heeft ruimte om HR, communicatie en ICT op één lijn te krijgen.
Zo doen wij dat: wij adviseren 9 weken voor de verkiezingsdatum contact op te nemen. Dan is er tijd voor de planning, de teksten en de test, zonder haast.
Test vóór de live-gang
Een test laat zien of alles werkt voordat de uitnodigingen echt uitgaan.
Zo doen wij dat: uw testpanel van maximaal 5 personen doorloopt de uitnodiging en het stembiljet. Pas na uw akkoord gaan de uitnodigingen uit. Tip: neem iemand van ICT op in het testpanel.
Een vraagbaak die snel reageert
Tijdens de voorbereiding komen er vragen. Dan wilt u iemand die snel antwoord geeft.
Zo doen wij dat: u heeft één vast aanspreekpunt, van kandidaatstelling tot proces-verbaal. Die kent uw verkiezing en hoeft niet bij nul te beginnen.
“Een adequate vraagbaak die snel reageert is essentieel.”Kiescommissie Grafisch Lyceum Rotterdam
Wie betrekt u bij uw eigen verkiezing?
Bij het Grafisch Lyceum Rotterdam moesten HR, communicatie en ICT aansluiten. Op veel scholen zijn dat ook de mensen die u vroeg wilt spreken. Zet ze in de eerste week van uw planning bij elkaar.
- HR of de administratie: levert de lijst van kiesgerechtigden aan, met e-mailadres en geleding. Uw reglement bepaalt wie kiesgerechtigd is.
- Communicatie: kondigt de verkiezing aan, bijvoorbeeld in de nieuwsbrief. Wij helpen met een voorstel voor de tekst.
- ICT: zorgt dat de uitnodigingen aankomen en test mee in het testpanel.
- De kiescommissie: houdt de regie en geeft het akkoord voordat de uitnodigingen uitgaan.
Alle stappen op een rij in het draaiboek
Lees ook
Veelgestelde vragen over de voorbereiding
Hoe vroeg moet ik beginnen met de voorbereiding?
Wij adviseren 9 weken voor de verkiezingsdatum contact op te nemen. Dan is er tijd om de planning te maken, de teksten af te stemmen en alles te testen. Een offerte ontvangt u binnen 1-2 werkdagen.
Kan een verkiezing met meerdere geledingen in één keer?
Ja. Wij richten elke geleding in als aparte kiesgroep, zodat iedere kiezer alleen op kandidaten uit de eigen geleding stemt. Eén geleding zit in de prijs. Kiezen ouders en medewerkers tegelijk? Dan komt er € 95 per extra geleding bij.
Kunnen we de verkiezing vooraf testen?
Ja. Uw testpanel van maximaal 5 personen doorloopt de uitnodiging en het stembiljet. De uitnodigingen gaan pas uit na uw akkoord.
Wat als er toch geen verkiezing nodig is?
Zijn er niet meer kandidaten dan zetels, dan is een verkiezing meestal niet nodig: in de meeste reglementen zijn de kandidaten dan zonder verkiezing gekozen. Kijk wat uw reglement zegt. Vraag de offerte daarom gerust aan voordat de kandidaatstelling sluit: u annuleert kosteloos tot 14 dagen voor de live-gang, het moment waarop de uitnodigingen uitgaan.