Welke brief verstuurt u wanneer?
De drie brieven volgen de stappen van een MR-verkiezing. De weken zijn een richtlijn, gerekend vanaf de eerste stemdag. Uw MR-reglement kan andere termijnen voorschrijven: die gaan altijd voor.
| Brief | Versturen | Doel |
|---|---|---|
| 1. Kandidaten gezocht | Bij de start van de kandidaatstelling, zo’n 7 weken voor de verkiezing | Ouders laten weten dat er plekken vrij zijn en hoe zij zich kandidaat stellen |
| 2. Aankondiging van de verkiezing | Bij het sluiten van de kandidaatstelling, zo’n 4 tot 5 weken voor de verkiezing | Kandidaten bekendmaken en uitleggen hoe ouders stemmen |
| 3. Uitslag | Zodra het proces-verbaal binnen is | De gekozen leden en de opkomst bekendmaken |
Wilt u alle stappen zien, van verkiezingscommissie tot uitslag? Lees het draaiboek MR-verkiezingen.
Brief 1: kandidaten gezocht voor de MR
Versturen bij de start van de kandidaatstelling. Werkt u met onze digitale kandidaatstelling? Dan krijgt iedere ouder daarnaast een persoonlijke e-mail met een knop naar het formulier.
Onderwerp: Kandidaten gezocht voor de medezeggenschapsraad van [naam school]
Beste ouders en verzorgers,
De medezeggenschapsraad (MR) van [naam school] zoekt nieuwe leden. In de MR praten ouders en medewerkers mee over onderwerpen die alle leerlingen raken, zoals het schoolplan, de schooltijden en de vrijwillige ouderbijdrage. De MR vergadert ongeveer [aantal] keer per jaar, meestal [dag en tijd]. Een lid zit [aantal] jaar in de MR.
In de oudergeleding komen [aantal] plekken vrij. Iedere ouder of verzorger van een leerling van onze school kan zich kandidaat stellen.
Zo stelt u zich kandidaat
U ontvangt een persoonlijke e-mail met een knop naar het aanmeldformulier. Daarin voegt u een foto en een korte motivatie toe. Die komen later op het stembiljet. Aanmelden kan tot en met [datum].
Kent u een ouder die goed in de MR zou passen? Dan kunt u die in hetzelfde formulier voordragen.
Klopt uw e-mailadres?
De oproep en later de uitnodiging om te stemmen komen per e-mail. Controleer daarom of de school uw juiste e-mailadres heeft. Iedere ouder of verzorger krijgt een eigen mail, dus geef ieder een eigen adres door. Wijzigingen kunt u tot en met [datum] doorgeven via [schoolapp, administratie of e-mailadres].
Heeft u vragen over de MR of de verkiezing? Mail dan naar [e-mailadres MR] of spreek een van de MR-leden aan.
Met vriendelijke groet,
[naam]
namens de medezeggenschapsraad van [naam school]
Zonder digitale kandidaatstelling? Vervang de alinea “Zo stelt u zich kandidaat” door:
Wilt u zich kandidaat stellen? Stuur dan tot en met [datum] een mail naar [e-mailadres verkiezingscommissie] met uw naam, de naam en groep of klas van uw kind, een foto en een korte motivatie.
Brief 2: de MR-verkiezing aankondigen
Versturen na sluiting van de kandidaatstelling, als er meer kandidaten dan plekken zijn. Een aankondiging vooraf zorgt dat ouders de persoonlijke uitnodiging herkennen en openen.
Onderwerp: Stem mee: verkiezing voor de MR van [naam school]
Beste ouders en verzorgers,
Voor de oudergeleding van de medezeggenschapsraad hebben zich [aantal] kandidaten gemeld voor [aantal] plekken. Dank aan iedereen die zich heeft aangemeld. Omdat er meer kandidaten dan plekken zijn, houden wij een verkiezing. U kiest mee wie u de komende [aantal] jaar in de MR vertegenwoordigt.
Zo stemt u
De verkiezing is online en loopt van [startdatum] tot en met [einddatum]. Op [startdatum] ontvangt u een persoonlijke uitnodiging per e-mail, in de huisstijl van onze school. Met de knop in die mail opent u uw eigen stembiljet, met een foto en motivatie van iedere kandidaat. Stemmen kan op uw telefoon, tablet of computer. Uw stem is geheim: niemand kan zien wat u heeft gestemd.
Iedere ouder en verzorger heeft een eigen stem en krijgt een eigen uitnodiging, ook als u meerdere kinderen op school heeft.
Klopt uw e-mailadres?
De uitnodiging gaat alleen per e-mail. Controleer of de school uw juiste e-mailadres heeft en geef een wijziging uiterlijk [datum] door via [schoolapp, administratie of e-mailadres]. Na die datum worden de uitnodigingen klaargezet.
Op [startdatum] geen mail ontvangen? Kijk dan eerst in uw map met ongewenste mail. Staat hij daar ook niet, neem dan contact op met [naam en e-mailadres].
Met vriendelijke groet,
[naam]
namens de verkiezingscommissie van [naam school]
Niet meer kandidaten dan plekken?
Dan is een verkiezing meestal niet nodig: in de meeste reglementen zijn de kandidaten dan zonder verkiezing gekozen. Kijk wat uw reglement zegt. Regelt het reglement dat de kandidaten gekozen zijn, dan kunt u dit korte bericht gebruiken in plaats van brief 2:
Onderwerp: Nieuwe leden voor de MR van [naam school]
Beste ouders en verzorgers,
Voor de [aantal] vrije plekken in de oudergeleding van de medezeggenschapsraad hebben zich [aantal] kandidaten gemeld. Er zijn dus niet meer kandidaten dan plekken, en daarom is er geen verkiezing nodig. Zoals ons MR-reglement voorschrijft, zijn de kandidaten daarmee gekozen:
[naam kandidaat]
[naam kandidaat]
Zij nemen vanaf [datum] plaats in de MR. Dank aan hen voor hun inzet.
Met vriendelijke groet,
[naam]
namens de verkiezingscommissie van [naam school]
Brief 3: de uitslag van de MR-verkiezing bekendmaken
Versturen zodra het proces-verbaal binnen is. Vermeld de opkomst: ouders zien dan dat meedoen telt, en dat helpt bij de volgende verkiezing.
Onderwerp: Uitslag van de MR-verkiezing van [naam school]
Beste ouders en verzorgers,
De verkiezing voor de oudergeleding van de medezeggenschapsraad is afgerond. Van de [aantal] ouders en verzorgers die mochten stemmen, hebben er [aantal] gestemd. Dat is een opkomst van [percentage] procent. Hartelijk dank aan iedereen die heeft gestemd en aan alle kandidaten.
Gekozen zijn:
[naam kandidaat]
[naam kandidaat]
Zij nemen vanaf [datum] plaats in de MR. Wij danken [naam of namen] die de MR verlaten voor hun inzet in de afgelopen jaren.
Heeft u een vraag of bezwaar over de verkiezing? Meld dat dan tot en met [datum] bij de verkiezingscommissie via [e-mailadres].
Met vriendelijke groet,
[naam]
namens de verkiezingscommissie van [naam school]
Neem de zin over bezwaar alleen op als uw reglement een bezwaartermijn noemt, en gebruik dan die termijn.
Zo past u de brieven aan uw school aan
Leg het MR-reglement ernaast. Het reglement bepaalt wie kiesgerechtigd en verkiesbaar is, hoe lang een lid zitting heeft, welke termijnen gelden en wat er gebeurt bij een gelijke stand. Neem die regels over in de brief. Leden van het bevoegd gezag en wie namens het bevoegd gezag het overleg met de MR voert, kunnen bijvoorbeeld geen lid van de MR zijn (art. 3 WMS).
Andere geleding? De brieven zijn geschreven voor de oudergeleding. Voor de medewerkers vervangt u “ouders en verzorgers” door “collega’s”. In het voortgezet onderwijs heeft de MR ook een leerlinggeleding en kiezen de leerlingen hun eigen leden: schrijf voor hen een kortere versie, in de taal die leerlingen gebruiken. Kiezen ouders en medewerkers tegelijk? Stuur dan per geleding een eigen brief, met de eigen kandidaten.
Vraag de e-mailadressen op tijd na. De uitnodiging gaat alleen per e-mail. Zet de vraag om het e-mailadres te controleren daarom al in brief 1, en herhaal die in brief 2. Is van een ouder geen adres bekend, vraag het dan vooraf op via de leerkracht of de administratie.
Verstuur via twee kanalen. Zet de brief in de schoolapp of de nieuwsbrief en stuur hem ook als losse mail. Ouders die de brief kennen, openen de persoonlijke uitnodiging sneller.
Houd het kort. Een brief die op één telefoonscherm past, wordt het best gelezen. Schrap gerust wat voor uw school niet nodig is.
Gelijke stand? Wat er gebeurt als twee kandidaten evenveel stemmen krijgen, staat in uw reglement, bijvoorbeeld loting. Vermeld in brief 3 hoe de uitslag dan tot stand kwam.
Lees ook
Bronnen
- Wet medezeggenschap op scholen op wetten.overheid.nl (versie geldend vanaf 1 augustus 2025), art. 3: samenstelling van de MR en de verkiezing bij geheime schriftelijke stemming
- Het medezeggenschapsreglement van uw eigen school: termijnen, kiesgerechtigden, zittingsduur en gelijke stand
- De WMS uitgelegd
Dit artikel is een uitleg in gewone taal, geen juridisch advies. Bij twijfel geldt de tekst van de wet en van uw eigen reglement.
Veelgestelde vragen over de voorbeeldbrieven
Mag ik de voorbeeldbrieven voor de MR-verkiezing vrij gebruiken?
Ja. De brieven zijn gratis en u mag ze aanpassen zoveel als u wilt. U hoeft geen verkiezing bij ons te bestellen om ze te gebruiken.
Is een brief aan ouders verplicht bij een MR-verkiezing?
Hoe en wanneer u ouders informeert over de kandidaatstelling en de verkiezing, staat in uw MR-reglement. De WMS regelt dat de leden worden gekozen bij geheime schriftelijke stemming; de uitwerking staat in het reglement. Volg dus de termijnen uit uw eigen reglement. Een brief of mail is de duidelijkste manier om iedereen tegelijk te bereiken.
Krijgen beide ouders een eigen uitnodiging om te stemmen?
Ja. Het is één stem per ouder, niet per gezin. Iedere ouder of verzorger krijgt een eigen uitnodiging per e-mail. Vraag ouders daarom in de brief om ieder een eigen e-mailadres door te geven.
Wat als een ouder geen e-mailadres heeft?
De uitnodiging gaat alleen per e-mail. De school vraagt het adres daarom vooraf op, bijvoorbeeld via de leerkracht of de administratie. Begin daar al mee in brief 1.
Wat schrijf ik als er niet meer kandidaten dan plekken zijn?
Dan is een verkiezing meestal niet nodig. Kijk in uw reglement wat er dan gebeurt, en gebruik het korte bericht onder brief 2. Heeft u al een offerte voor de verkiezing? Die annuleert u kosteloos tot 14 dagen voor de live-gang.